Thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 17/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020. Nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin về xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế, ngày 05/3/2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Về cơ bản Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được xây dựng chi tiết trên cơ sở kế thừa các quy phạm pháp luật về văn thư hiện hành tại các văn bản: Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn thực hiện; Quyết định 28/2018/QĐ-TTg; Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
Để hiểu rõ hơn các quy định và tổ chức thực hiện tốt hơn Nghị định này tại các cơ quan, tổ chức, bài viết xin giới thiệu những điểm mới cơ bản của những nội dung tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như sau:
1. Quy định về các loại văn bản hành chính:
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có 29 loại văn bản hành chính gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.
2. Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính:
So với quy định, hướng dẫn tại các văn bản trước đây (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV), quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP có các điểm mới cơ bản sau:
- Một là, màu chữ: màu chữ trình bày trong văn bản hành chính phải là màu đen.
- Hai là, vị trí đánh số trang của văn bản hành chính: Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định 30 quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
- Ba là, đối với tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: so với hướng dẫn của Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30 quy định cụ thể hơn về tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương, đó là: “Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở”.
- Bốn là, đối với cỡ chữ của tên loại văn bản: trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nay, Nghị định 30 quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14.
- Năm là, căn cứ ban hành văn bản: Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn căn cứ ban hành văn bản được trình bày kiểu chữ thường, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,). Còn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản được trình bày kiểu chữ nghiêng, sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). Đối với căn cứ cuối cùng của quyết định, thay từ “Xét đề nghị” bằng từ “Theo đề nghị”.
- Sáu là, đối với phần nội dung văn bản: trước đây, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể yêu cầu về ngôn ngữ, dùng từ, hành văn… trong văn bản hành chính, đó là: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu… đồng thời hướng dẫn rõ bố cục của từng loại văn bản hành chính và “phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ”. Do Nghị định của Chính phủ không quy định những vấn đề mang tính chi tiết về nghiệp vụ nên Nghị định 30 không quy định cụ thể những vấn đề trên. Tuy vậy, khi soạn thảo văn bản, các cán bộ, công chức vẫn cần phải xác định bố cục phù hợp; sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính; sử dụng thống nhất một cỡ chữ trong phần lời văn của một văn bản để đảm bảo tính chặt chẽ, trang trọng, khuôn mẫu của văn bản hành chính.
- Bảy là, viết hoa trong văn bản hành chính: Nghị định 30 bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm như: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước; Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều; còn điểm, khoản không viết hoa.
- Tám là, ký ban hành văn bản:
+ Về chữ ký: Nghị định 30 quy định 02 loại chữ ký đó là chữ ký trên văn bản giấy và chữ ký số.
+ Trong trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành: thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng; Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký.
Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.
+ Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan khuyết cấp trưởng: quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó…phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và hiệu lực của văn bản.
+ Về ký thừa ủy quyền: theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP, trong thời gian qua còn thực hiện chưa thống nhất. Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký” dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, có cơ quan, tổ chức hiểu “người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức” là bộ phận tham mưu, đơn vị chức năng thuộc cơ quan tổ chức ban hành văn bản mà không phải các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu … trực thuộc. Tại Nghị định này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền. Và trong trường hợp ký thừa ủy quyền thì “Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.
+ Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.
+ Về mực ký: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai; đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
- Chín là, về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành: trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
- Mười là, nơi nhận văn bản: Đối với tờ trình, báo cáo (cơ quan cấp dưới gửi cơ quan cấp trên) có phần kính gửi và vị trí dưới trích yếu văn bản.
- Mười một là, về bố cục của văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định bố cục của văn bản hành chính có thêm “tiểu mục”. Từ “Tiểu mục” và số thứ tự của tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của tiểu mục dùng chữ số Ả-rập. Tiêu đề của tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Quy định về hình thức chữ ký số của cơ quan và giá trị pháp lý
Một là, hình thức chữ ký số của cơ quan trên văn bản:
Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: “Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)”. Nay, theo quy định của Nghị định 30 thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể là:
Vị trí chữ ký số của cơ quan là hình ảnh dấu của cơ quan ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
Hai là, hình thức chữ ký số của cơ quan trên các văn bản kèm theo văn bản chính:
- Đối với phụ lục kèm theo cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử: Văn thư chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên phụ lục kèm theo.
- Đối với phụ lục không cùng tập tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư thực hiện ký số của cơ quan trên từng tập tin kèm theo như sau:
+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan: Không hiển thị.
+ Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Ba là, hình thức chữ ký số của cơ quan trên bản sao định dạng điện tử:
Đối với trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy và số hóa bản giấy văn bản đến, thực hiện ký số của cơ quan như sau:
- Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, phía trên quốc hiệu.
- Hình ảnh chữ ký số của cơ quan: Không hiển thị.
- Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
Bốn là,về giá trị pháp lý của văn bản điện tử:
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
4. Các quy định liên quan đến trách nhiệm đối với văn bản được soạn thảo và ký ban hành văn bản
Một là, về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản: Trước đây không có văn bản nào quy định cụ thể về trách trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. Nay, Nghị định 30 quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”. Như vậy, Nghị định 30 đã quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, của người soạn thảo văn bản.
Hai là, về trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành, Nghị định 09 quy định rõ trách nhiệm trên thuộc về: Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác. Nghị định 30 quy định trách nhiệm trên là của: “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”.
Ba là: việc ký ban hành văn bản: Về thẩm quyền ký văn bản ở các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể, Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: “Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể.
- Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này (như cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng)”. Do vậy, văn bản hành chính của các cơ quan làm việc theo chế độ thập thể vừa có văn bản được ký theo thẩm quyền chung (có TM.), vừa có văn bản được ký theo thẩm quyền riêng (không có TM.).
Nay, Nghị định 30 chỉ quy định là: “Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phân công phụ trách”. Theo quy định này thì tất cả văn bản của các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể ở thể thức đề ký đều phải ký thay mặt (TM.).
Về thẩm quyền ký thừa lệnh: Trước đây, không có văn bản nào quy định người được ký thừa lệnh có được giao lại cho cấp phó ký thay hay không. Nay Nghị định 30 quy định: “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.
Về trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành: Trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể trách nhiệm đối với văn bản đã được ký ban hành. Nay Nghị định 30 quy định: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành.
Về bút để ký văn bản giấy: Nghị định 110 quy định bút dùng để ký văn bản giấy là: “Không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”. Nghị định 30 quy định là: “Dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.
5. Quy định về quản lý văn bản đi
a) Cấp số văn bản đi:
- Số và ký hiệu văn bản của cơ quan là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Việc cấp số văn bản do người đứng đầu cơ quan quy định.
- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản giấy được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
- Việc cấp số, thời gian ban hành đối với văn bản điện tử được thực hiện bằng chức năng của hệ thống.
b) Đăng ký văn bản đi:
- Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc hệ thống. Văn bản được đăng ký bằng hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn bản đi gồm các nội dung: Số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú. Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn bản đi hiện nay bổ sung thêm 02 nội dung là “Ngày chuyển” và “Ký nhận” so với quy định trước đây.
- Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan ban hành văn bản.
- Thu hồi văn bản:
+ Đối với văn bản giấy: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
+ Đối với văn bản điện tử: Trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
- Phát hành văn bản:
+ Trường hợp phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
+ Trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
d) Lưu văn bản đi:
- Lưu văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.
- Lưu văn bản điện tử: Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên hệ thống của cơ quan ban hành văn bản. Cơ quan có hệ thống đáp ứng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên hệ thống và thay cho văn bản giấy. Cơ quan có hệ thống chưa đáp ứng các quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật liên quan thì văn thư tạo bản chính văn bản giấy (thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu cơ quan để tạo bản chính văn bản giấy) để lưu tại văn thư và hồ sơ công việc. Điều này đảm bảo an toàn cho việc lưu các văn bản do cơ quan ban hành đề phòng rủi ro an ninh mạng.
6. Quy định về quản lý văn bản đến
a) Mẫu dấu “Đến”:
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP điều chỉnh mẫu dấu “ĐẾN” có thông tin về “Số và ký hiệu HS” thay cho thông tin “Lưu hồ sơ số”. Cơ quan thực hiện việc khắc lại mẫu dấu “ĐẾN” theo đúng mẫu quy định.
b) Đăng ký văn bản đến:
- Trong công tác quản lý văn bản đến được bổ sung “Phiếu giải quyết văn bản đến” để ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, ý kiến của đơn vị chủ trì và ý kiến của cá nhân được giao trực tiếp giải quyết, khi thông tin về việc chỉ đạo, giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu Đến và để xác định trách nhiệm trong giải quyết văn bản đến.
- Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Văn bản đến được đăng ký bằng sổ hoặc bằng hệ thống. Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến: Theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn bản đến gồm các nội dung: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; đơn vị hoặc người nhận; ngày chuyển; ký nhận; ghi chú. Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hiện nay bổ sung thêm 01 nội dung là “Ngày chuyển” so với quy định trước đây.
- Chuyển giao văn bản đến: Khoản 3, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định khi chuyển giao văn bản giấy cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn bản. Tuy nhiên, tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định mẫu sổ chuyển giao văn bản đến, vì vậy, đơn vị, cá nhân nhận văn bản giấy phải ký nhận vào Sổ đăng ký văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Khoản 1, Điều 24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đúng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến”. Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến thực hiện theo theo Mục VIII, Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
6. Quy định về sao văn bản
a) Hình thức bản sao gồm: sao y, sao lục và trích sao.
b) Bản sao y, sao lục và trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.
c) Thẩm quyền sao văn bản do người đứng đầu cơ quan quyết định sao văn bản do cơ quan ban hành và do các cơ quan khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
d) Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản sang định dạng điện tử:
- Tiêu chuẩn của văn bản: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi, tỷ lệ số hóa 100%.
- Hình thức chữ ký số của cơ quan trên bản sao định dạng điện tử thực hiện theo Khoản 3, Mục I, Phần II, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và được Sở Nội vụ trích dẫn lại tại Điểm c, Khoản 2 Công văn này.
7. Kinh phí cho công tác văn thư:
Một điểm mới và rất quan trọng trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Đối với doanh nghiệp nhà nước, việc bố trí kinh phí được thực hiện theo quy định hiện hành. Kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư.
Để thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung của công tác văn thư theo quy định tại Nghị định này, việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử. Vì vậy quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm là vô cùng cần thiết.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về công tác văn thư, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư theo quan điểm chỉ đạo tại Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.
Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 05 tháng 3 năm 2020./.
Xem chi tiết Nghị định 30/2020/NĐ-CP tại file đính kèm.
 
                                                                   Hà Thị Hiền - Phó CCT Chi cục VTLT tỉnh Nghệ An

Nguồn: https://noivu.nghean.gov.vn